Veelgestelde vragen

Via Baarn Buurt Mee kunt u initiatieven steunen door:

• Zelf een bedrag te doneren via iDEAL. 
• U op te geven als vrijwilliger bij initiatieven. 
• Middelen, zoals materiaal, gereedschappen, apparatuur of producten beschikbaar te stellen.

Bedrag doneren
Via iDEAL kunnen bewoners en bedrijven een bedrag doneren aan initiatieven. Ga naar het initiatief waaraan u wilt doneren. Kies in het Doneer-gedeelte voor ‘iDEAL' en vul het gewenste bedrag in dat u wilt doneren. Klik op de button ‘doneer’. U gaat nu automatisch naar de betaalomgeving waar u uw bank kiest en de donatie af kunt ronden.

Vrijwilliger worden
Alle initiatieven die uw hulp kunnen gebruiken kunt u herkennen aan het groene icoontje met een handje erin. Wilt u een initiatiefnemer helpen bij de organisatie of uitvoering van het initiatief? Klik op 'Aanmelden als vrijwilliger' op de informatiepagina van het initiatief en geef op wat u kunt betekenen! De initiatiefnemer wordt automatisch per e-mail op de hoogte gesteld en neemt contact met u op. 

Middelen beschikbaar stellen
Om hun initiatief uit te voeren hebben initiatiefnemers soms materiaal, gereedschap, apparatuur of producten nodig. Deze initiatieven kunt u herkennen aan het icoontje met een groen hamertje. Kunt u de initiatiefnemers hiermee helpen? Klik op 'Middelen bijdragen' op de informatiepagina van het initiatief en vul in welke middelen u beschikbaar wilt stellen. De initiatiefnemer ontvangt een e-mail en neemt contact met u op om afspraken te kunnen maken.

Let op! De initiatiefnemer bepaalt zelf welke steun hij of zij via Baarn Buurt Mee zoekt. Het is niet altijd mogelijk om uzelf aan te melden als vrijwilliger of een middel beschikbaar te stellen. 

Ga naar het initiatief waaraan u wilt doneren. Kies in het Doneer-gedeelte voor ‘iDEAL' en vul het gewenste bedrag in dat u wilt doneren. Klik op de button ‘doneer’. U gaat nu automatisch naar de betaalomgeving waar u uw bank kiest en de donatie af kunt ronden.

Ja, u kunt ook zonder account een iDEAL-donatie doen aan een initiatief. U kunt zich ook aanmelden als vrijwilliger zonder account. Om een middel beschikbaar te stellen, heeft u wel een account nodig.

Nee, bij een donatie via iDEAL betaalt u geen transactiekosten. 100% van uw donatie gaat naar het initiatief dat u steunt. Baarn Buurt Mee neemt de iDEAL transactiekosten voor haar rekening.

Ja, dat kan. Voor het doen van een donatie hebben wij altijd een aantal gegevens van u nodig. In het betaalscherm kunt u wel aangeven dat u niet wilt dat uw naam zichtbaar is in de lijst van donateurs. Op deze manier is uw donatie voor bezoekers van de website niet zichtbaar. 

U maakt eerst een account aan op Baarn Buurt Mee (of logt in als u dat al heeft). Ga vervolgens naar ‘mijn profiel’ en vink aan ‘Organisatieaccount gebruiken’. Vul naam en eventueel webadres in van uw bedrijf/ organisatie en upload uw logo. Sla deze gegevens op via de knop ‘wijzigen’ aan de linkerzijde. Als u nu een donatie doet aan een initiatief, wordt uw logo toegevoegd onderaan de pagina van het betreffende initiatief met de toevoeging “Dit initiatief werd gesponsord door:”

Om een initiatief aan te melden, heeft u een account nodig op www.BaarnBuurtMee.nl.

Voor het aanmelden van een initiatief is de voorbereiding erg belangrijk. U wilt namelijk op een enthousiaste manier aan de mensen uitleggen wat u organiseert en waarom. Lees voor het aanmelden van uw initiatief de spelregels van Baarn buurt mee. Zo weet u zeker of u aan de slag kunt gaan met uw idee!

De voorbereiding

Het is belangrijk om zo goed mogelijk te beschrijven wat uw initiatief inhoudt. Zo vergroot u de kans om het initiatief te laten slagen. Denk voor de beschrijving aan:

• een korte en duidelijke beschrijving van uw initiatief;
• zorg voor minimaal twee medeorganisatoren;
• waar vindt het plaats?;
• voor wie organiseert u het?;
• wanneer vindt de activiteit plaats?;
• hoeveel geld heeft u nodig?;
• op welke datum wilt u zeker weten dat u het benodigde geldbedrag binnen heeft? (Dit noemen we de streefdatum);
• wat kunnen mensen nog meer doen om het initiatief te steunen? Kunt u bijvoorbeeld vrijwilligers gebruiken?;
• maak een leuke foto, afbeelding of video om uw initiatief onder de aandacht te brengen.

We raden u aan om eerst uw initiatief op papier of een tekstdocument op de computer uit te typen. Dit voorkomt dat u per ongeluk al uw ingevulde informatie kwijtraakt bij het invullen op de website.

Initiatief aanmelden

Nu u het initiatief goed heeft doordacht, kunt u het aanmelden op www.baarnbuurtmee.nl. Via de knop ‘Initiatief aanmelden’ onder de menuknop ‘Initiatieven’, vindt u het aanmeldformulier. In dit formulier vult u in vier stappen de gegevens in die u in de voorbereiding heeft behandeld.

1. HET INITIATIEF Hier vult u de algemene informatie in van het initiatief: uw naam, een leuke overtuigende omschrijving, de datum van het initiatief en de datum tot wanneer mensen kunnen doneren (streefdatum), de locatie en twee medeorganisatoren.

2. BENODIGDHEDEN In stap twee vult u in wat u nodig heeft om het initiatief uit te voeren. U kunt geld, middelen (gereedschap, versiering, apparatuur, spullen, etc.) inzamelen en vrijwilligers werven. Om geld en middelen in te zamelen vult u online in wat u nodig heeft en wat het per stuk kost. Hierbij kunt u ook aangeven of mensen het gevraagde product kunnen uitlenen of schenken, bijvoorbeeld feestartikelen. Nadat alle benodigdheden zijn ingevuld, rekent Baarn buurt mee automatisch het totaalbedrag voor u uit. Dit bedrag komt uiteindelijk bij uw initiatief te staan. Tot slot kunt u aangeven of u vrijwilligers nodig heeft. Beschrijf daarbij duidelijk waarvoor u vrijwilligers nodig heeft.

3. FOTO/FILMPJE Bij stap drie zorgt u ervoor dat het initiatief opvalt tussen de andere initiatieven op Baarn buurt mee. Voeg een leuke bijpassende foto of plaatje toe die een goed beeld geeft van het initiatief. Of ga een stapje verder en voeg een filmpje toe. Neem bijvoorbeeld een filmpje op met uw telefoon, waarin u mensen oproept uw initiatief te steunen. U kunt het filmpje bij stap drie invoegen door eerst het filmpje op YouTube te plaatsen, en daarna de link (URL) naar het filmpje in te vullen.

4. TOT SLOT Tot slot loopt u alle gegevens goed na in het overzicht. Als alle gegevens goed zijn ingevuld, kunt u de aanmelding afronden.

Na aanmelding

Na het bevestigen van uw aanmelding ontvangt u via de e-mail een bevestiging. De gemeente Baarn ontvangt automatisch uw aanvraag. Zij neemt de aanvraag in behandeling en bepaalt of het initiatief wordt goedgekeurd. De gemeente controleert bijvoorbeeld of het initiatief voldoet aan de spelregels, of het haalbaar is en of het budget realistisch is. Binnen vijf werkdagen neemt de gemeente contact met u op om de aanvraag samen met u door te nemen. De spelregels kunt u vinden onder het tabblad 'Informatie'.
Zodra u goedkeuring heeft gekregen, staat uw initiatief online en kunt u beginnen met campagne voeren!

Na de uitvoering van uw initiatief, uploadt u de financiële verantwoording en het verslag bij uw initiatief. De financiële verantwoording hebben wij nodig voor onze boekhouding. De verslagen publiceren wij op de website, om anderen te inspireren. 

Om de financiële verantwoording en het verslag te uploaden, logt u in op Baarn Buurt Mee en gaat u naar uw initiatief. Ga in het submenu (bovenaan de pagina) naar 'Verantwoording' om uw bonnen en/of facturen te uploaden. Ga naar 'Verslag toevoegen' om uw verslag te typen en foto's te uploaden. U heeft ook een mail ontvangen met directe links naar deze pagina's.

In uw verslag kunt u bijvoorbeeld aandacht besteden aan:

• Beschrijven van het verloop van het initiatief. Waren er bijzonderheden? 
• Hoeveel mensen deden mee? 
• Is uw initiatief voor herhaling vatbaar? 
• Heeft u tips voor andere organisatoren waar zij rekening mee moeten houden of op moeten letten? 
• Heeft u tips voor andere initiatiefnemers hoe zij hun initiatief kunnen laten slagen? 

Na afloop van uw initiatief maakt u een verslag voor op de website. In uw verslag kunt u bijvoorbeeld aandacht besteden aan:

• Beschrijving van het verloop van de initiatief. Was het leuk? Waren er bijzonderheden?
• Hoeveel mensen deden mee?
• Is uw initiatief voor herhaling vatbaar?
• Organisatorische tips? Hebt u tips voor andere organisatoren waar zij rekening mee moeten houden of op moeten letten?

Voeg ook minstens twee foto's toe aan uw verslag. Het verslag en de foto's (en/of filmpje) kunt u zelf uploaden bij uw initiatief. De gemeente controleert uw verslag en publiceert deze zodra alles is ontvangen.

U kunt het verslag inleveren door eerst in te loggen op Baarn Buurt Mee en naar uw initiatief te gaan. Klik daar in het submenu (bovenaan de pagina) op ‘Verslag toevoegen’. In het tekstvak kunt u uw verslag schrijven. Tussentijds kunt u uw verslag opslaan met de knop ‘Opslaan’. Als u klaar bent met het verslag klikt u op de knop ‘Insturen’. Onder het tekstvak kunt u uw foto’s uploaden. De regisseur controleert uw verslag en zet het verslag online. Zo kunnen andere inwoners van Baarn uw verhaal lezen.

Heeft u een Baarn Buurt Mee account? Dan kunt je bij uw profiel aangeven van welke wijk u graag op de hoogte blijft. Ga naar uw profiel via de menuknop ‘Profiel’ en selecteer de wijk waarvan u graag op de hoogte blijft. U ontvangt nu wekelijk automatisch een e-mail met nieuwe initiatieven in de door u geselecteerde wijk(en).

Heeft u geen account, maar wilt u wel op de hoogte blijven? Op www.BaarnBuurtMee.nl vindt u rechts op de pagina een kader ‘op de hoogte blijven van nieuwe initiatieven’. Vul hier uw e-mailadres in en selecteer de wijk die u wilt volgen. U ontvangt nu wekelijk automatisch een e-mail met nieuwe initiatieven in de door u geselecteerde wijk(en).

Op www.BaarnBuurtMee.nl vindt u bewonersinitiatieven die in de gemeente Baarn plaatsvinden. U ziet welke initiatieven binnenkort plaatsvinden en leest leuke verslagen van initiatieven die al zijn uitgevoerd. Ziet u een initiatief waarvan u graag op de hoogte blijft? Klik op het groene vinkje ‘Volg dit initiatief’ rechts bovenin op de informatiepagina van het initiatief. U ontvangt dan automatische voortgangsmeldingen en updates van de initiatiefnemer via uw e-mail. Als u een initiatief steunt met een bijdrage, volgt u automatisch het initiatief door dit aan te geven bij het doneren.

Zodra u voldoende geld hebt opgehaald, ontvangt u een e-mail waarin we vragen om uw bankgegevens. Log in op www.baarnbuurtmee.nl. U krijgt een pop-up bericht op uw scherm. Hier kunt u uw rekeningnummer, de tenaamstelling en de gewenste uitbetaaldatum invullen. Daarna betalen wij binnen vijf werkdagen uit.

Hebt u geen mail ontvangen? Of ziet u geen pop-up als u ingelogd bent? Neem dan contact op met de helpdesk.

Is het u niet gelukt om voldoende geld op te halen voor uw initiatief? Neem dan contact op met coordinator@baarnbuurtmee.nl. Dan zoeken we samen naar een oplossing. Is het mogelijk om het initiatief toch uit te voeren met het opgehaalde bedrag? Kunnen we op een andere manier financiering vinden voor uw initiatief? Als dit niet het geval is, storten we de donaties van de donateurs terug.

Heeft u geld overgehouden? Dan maakt u dit over op de rekening van Stichting Baarn buurt mee, onder vermelding van de naam en het ID-nummer van uw initiatief.

NL 40 INGB 0104 1839 93

Een uitgave doen die niet in de begroting staat kan alleen na goedkeuring van de coördinator van Baarn buurt mee. Neem dus eerst contact op met de coördinator. U kunt ook uw begroting aanpassen. Dan ontvangt de coördinator hierover een bericht. Log in op Baarn buurt mee, ga naar uw initiatief en klik op ‘Aanpassen’ in het submenu. Op de tweede pagina kunt u uw begroting aanpassen.

U kunt de coördinator bereiken via coordinator@baarnbuurtmee.nl of 035 - 548 16 11

De financiële verantwoording zijn alle bonnen en/of facturen van de aankopen die u heeft gedaan voor het initiatief. Dit is nodig voor de boekhouding van Baarn buurt mee en ter verantwoording aan de donateurs. Bewaar de bonnen en facturen dus goed!

U kunt de financiële verantwoording inleveren door in te loggen op Baarn buurt mee. Daarna klikt u op ‘mijn initiatieven’ en gaat u naar uw initiatief waarvan u de financiële verantwoording wilt inleveren. Bovenaan op uw initiatiefpagina klikt u in het submenu op ‘Verantwoording’. Op deze pagina uploadt u foto’s of scans van uw bonnen en facturen. Doorloop de volgende stappen: 

• Stap 1: Verzamel uw bonnen en facturen.
• Stap 2: Omcirkel of markeer de totaalbedragen op de bonnen en facturen.
• Stap 3: Maak een foto van de bon met uw mobiele telefoon of scan uw losse bonnen in (één foto per bon).
• Stap 4: Upload via de knop '+ VOEG BONNEN TOE' uw bonnen en facturen.

Na het uploaden van de bonnen en facturen krijgt u een pop-up scherm. Hier vult u per bon of factuur in welk bedrag u heeft uitgegeven en typt u een korte omschrijving van de uitgave. Zorg dat de omschrijving (ongeveer) overeenkomt met de benodigdheden uit uw begroting. Klik vervolgens op ‘Opslaan en naar volgende bon’. Na de laatste bon klikt u op de knop ‘Opslaan en naar overzicht’. In het overzicht ziet u nu het totale bedrag dat u heeft verantwoord. Als u klaar bent, klikt u op de knop ‘Verantwoording inleveren’.

De financiële verantwoording moet bestaan uit officiële betaalbewijzen. Op de bonnen moet duidelijk staan wat er is gekocht, waar het is gekocht, de prijs van de aankoop en de datum van de aankopen. Voor facturen geldt hetzelfde, maar daar moet ook het KvK-nummer en een factuurnummer op.

Alle kosten die in de goedgekeurde begroting van het initiatief staan, mag u in de financiële verantwoording opgeven.

Dat kan als dit op uw goegekeurde begroting staat. Het is belangrijk dat u een officiële factuur bij ons inlevert met daarop het KvK-nummer en een factuurnummer.

Voorkom deze situatie door geen (contante) betalingen te doen als u geen bonnen of facturen krijgt. Doet u toch een betaling waarvan u geen bon of factuur krijgt? Bijvoorbeeld bij het kopen van tweedehands spullen? Vraag dan om een kwitantie. Op de kwitantie moet minimaal het volgende staan:

• Naam door wie er een bedrag betaald is (waarschijnlijk uw naam)
• Het bedrag dat betaald is
• Welke spullen en/of diensten geleverd zijn en hoeveel
• Naam aan wie een bedrag betaald is (ontvanger van het bedrag)
• Datum van levering van de goederen of diensten
• Handtekening voor ontvangst (van de ontvanger van het bedrag)

Als u een bon of factuur bent verloren, neemt u contact op met de helpdesk. Probeer alvast een bewijs van de aankoop te verzamelen. Bijvoorbeeld foto’s van de gekochte spullen of een bankafschrift van de betaling. De helpdesk kijkt wat de beste vervolgstap is in deze situatie. U kunt de helpdesk bereiken via helpdesk@baarnbuurtmee.nl of 035 - 24 00 118

Klik hier om een account aan te maken. Vul de gevraagde gegevens in en klik op 'aanmelden'. U kunt nu inloggen op Baarn Buurt Mee. U ontvangt een bevestiging per e-mail dat uw account is aangemaakt.

Het kan zijn dat u de registratie nog niet heeft voltooid. U ontvangt na het invullen van het aanmeldformulier een e-mail. Hierin staat een link waarop u moet klikken om uw registratie af te ronden. Zo weet de website dat het door u opgegeven e-mailadres ook echt van u is. Het kan voorkomen dat de e-mail in de ongewenste mail of spam terecht is gekomen. Controleer dit als u geen e-mail lijkt te ontvangen.

Zorg dat u uw e-mailadres en het wachtwoord goed invoert. Als u het wachtwoord bent vergeten, kunt u onder het inloggedeelte het wachtwoord opvragen via uw e-mailadres.

Is het niet gelukt om in te loggen? Neem contact op met de helpdesk van Baarn Buurt Mee via 035 24 00 118 of mail naar helpdesk@baarnbuurtmee.nl.

Bij het aanmaken van een account vragen we u om uw naam en e-mailadres in te voeren. Als u een initiatief aanmeldt, vragen wij ook om uw adresgegevens. Alleen gemeente Baarn en medewerkers van Stichting Baarn buurt mee hebben toegang tot uw persoonsgegevens. Deze delen we niet met anderen zonder uw toestemming. Doordat we uw contactgegevens weten, kunnen wij u nog beter helpen. Bijvoorbeeld bij het opzetten van een initiatief.
Daarnaast ontvangt u diverse automatische e-mails van initiatieven waar u bij betrokken bent. Doet u bijvoorbeeld een donatie aan een initiatief? Dan ontvangt u een e-mail wanneer dit initiatief voldoende geld inzamelt en herinneren we u wanneer het initiatief plaatsvindt. Deze meldingen kunt u aan of uit zetten bij uw profielinstellingen.